Immer mehr Arbeitnehmer möchten weniger Zeit mit der manuellen Suche nach Informationen und mehr Zeit mit strategischen und bedeutungsvollen Aufgaben verbringen. Einer aktuellen Studie des Softwareherstellers ABBYY zufolge geben 58% der befragten Mitarbeiter in Deutschland an, dass ihre Arbeit dadurch erschwert wird, dass sie nicht auf Daten in Dokumenten zugreifen können, die sie für ihre Arbeit benötigen.
95% der Befragten verbringen laut eigenen Angaben bis zu acht Stunden pro Woche damit, in Dokumenten nach Informationen zu suchen, die sie unter anderem für die Kundenbetreuung benötigen. Der Großteil verliert somit wöchentlich einen gesamten Arbeitstag an Zeit. Sämtliche geschäftskritische Informationen sind heute in digitalisierten Dokumenten enthalten, wie u.a. in PDFs, Excel-Tabellen, E-Mails, Bildern, Textnachrichten oder Chatbot-Konversationen. Die zeitaufwendige Suche kann sich wiederum negativ auf Geschäftsentscheidungen oder auf die Kundenzufriedenheit auswirken.
Mehr Zeit für höherwertige Tätigkeiten
Laut der Studie möchten jedoch immer mehr Mitarbeiter weniger Zeit auf die manuelle Suche nach Informationen verwenden. Stattdessen wollen sie sich lieber mit strategischen und bedeutungsvolleren Aufgaben beschäftigen. Nicht oder nur schwer auf Daten in Dokumenten zugreifen zu können, führt jedoch zu Verzögerungen bei der Durchführung von Prozessen (46%), zu vermehrten manuellen Tätigkeiten (33%), zu Fehlern (28%) und zu schlechten Kundenerlebnissen (15%). Demotivierte Arbeitnehmer müssen dann einspringen, um Fehler zu beheben und Lücken zu schließen. Und dies hält sie davon ab, sich auf anspruchsvollere, komplexere Projekte zu konzentrieren. Über ein Viertel (26%) der Befragten ist der Meinung, dass KI bei der Verarbeitung von Dokumenten behilflich sein kann.
Mit KI Mitarbeiterbindung und Kundenerlebnis stärken
Gerade in der aktuellen Zeit versprechen KI-Lösungen eine große Unterstützung im Arbeitsalltag vieler Unternehmen. Tatsächlich bejahen 56% der Mitarbeiter, dass eine KI-gestützte Software mit kognitiven Fähigkeiten ihren Arbeitsalltag einfacher machen würde und weitere 26% stimmen zu, dass sie nicht nur für mehr Zufriedenheit unter Mitarbeitern führen würde, sondern auch das Kundenerlebnis verbessern kann.
Die Studie zeigt, dass Unternehmen, die schon heute in KI-basierte Lösungen investieren, das Engagement und den Erfolg ihrer Mitarbeiter steigern können. So wären 69% der Befragten bereit, KI-Tools zu nutzen, die den Inhalt und Kontext von Dokumenten verstehen und dadurch Fehler reduzieren und die Effizienz steigern. Vier von zehn (41%) sagen, dass KI-basierte Lösungen ihnen ermöglichen würden, an spannenderen, kreativeren Aufgaben zu arbeiten und sie von der manuellen Dateneingabe zu entlasten. Und 23% sind der Meinung, dass KI sie in die Lage versetzen würde, schneller bessere Entscheidungen zu treffen und ihnen mehr Zeit geben würden (34%), um auf die Bedürfnisse ihrer Kunden einzugehen (25%).
„Auch im heutigen digitalen Zeitalter kommt man an der Verwendung von Dokumenten in keinem Unternehmen vorbei. Gerade in Zeiten, in denen Angestellte zunehmend mit dem Gedanken spielen, Arbeitgeber zu verlassen, die ihnen nicht die Möglichkeiten, Tools und Unterstützung bieten, die sie benötigen, ist es wichtig, Mitarbeiter mit Lösungen wie KI-Technologien zu fördern, insbesondere wenn es sich um dokumentenzentrierte Aufgaben handelt“, sagt Weronika Niemczyk, Chief People Officer bei ABBYY.
DDG AG Venture verspricht Abhilfe zu schaffen
Gemeinsam mit dem Bauunternehmen Karl Gemünden GmbH und dem IT-Dienstleister 4sale IT-Services GmbH haben wir einen intelligenten Mailassistenten entwickelt, der dabei unterstützt Ordnung in den Posteingang zu bringen. Unter dem Namen conbot.ai extrahiert die von uns entwickelte KI-Software die wichtigsten Informationen aus eingehenden E-Mails, kategorisiert sie nach den jeweiligen Bedürfnissen und übernimmt sogar die Dokumentenablage. So gehen keine wichtigen Informationen mehr verloren oder Nachrichten bleiben unbeantwortet.
Der Einsatz von KI für die Bearbeitung von Dokumenten kann zu erheblichen Vorteilen führen – nicht nur in Bezug auf die Geschwindigkeit von Prozessen oder die Reduzierung von Fehlern. Das Ergebnis sind zufriedenere und engagiertere Mitarbeiter, die mehr Zeit und Motivation haben, sich höherwertigen Aufgaben zu widmen.
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